Mengelola Portofolio Klien

Pernahkah Anda menghadapi skenario seperti ini: menghabiskan waktu satu bulan penuh menerima puluhan proyek terjemahan, tapi ketika akhir bulan Anda dapati tak satu rupiah pun masuk ke rekening Anda; atau melewati satu minggu bekerja habis-habisan, lembur hingga 12 jam per hari, tapi tiga minggu berikutnya Anda mati kebosanan karena tidak mengantongi pekerjaan apa pun untuk diterjemahkan. Jika Anda punya banyak langganan tapi peristiwa di atas tetap terjadi, mungkin sudah saatnya Anda mengelola portofolio klien Anda.

Anda mungkin punya banyak klien yang rutin memberikan pekerjaan terjemahan. Namun ingat, sumber daya kita terbatas. Jika tidak memiliki prioritas, kita cenderung akan mengerjakan apa yang ada di depan mata. Padahal tiap-tiap klien menyimpan nilai yang berbeda bagi bisnis Anda. Kumpulan klien yang tidak dikelola dengan baik akan mengakibatkan laju bisnis terjemahan tidak optimal. Mengelola portofolio berarti menentukan klien yang akan diprioritaskan berdasar kriteria tertentu, demi mencapai sasaran bisnis tertentu.

Untuk mulai mengelola portofolio klien, Anda dapat membuat daftar lengkap pelanggan Anda. Dari daftar ini, Anda akan melihat bahwa sejumlah klien mempunyai karakteristik yang kurang lebih sama. Kita dapat memecah daftar yang ada ke dalam beberapa kategori, seperti individu, perusahaan, agensi lokal, agensi internasional, dan sebagainya. Apabila perlu, Anda dapat memecah kategori ini menjadi lebih kecil, misal individu A dan B, jika kedua kelompok klien itu menunjukkan karakteristik yang berbeda.

Beberapa karakteristik yang dapat kita jadikan pertimbangan, selain tarif tentunya, misal:

  • Jangka pembayaran

Tidak semua klien membayar dalam jangka waktu yang sama. Ada klien yang membayar tunai; ada yang dalam jangka tertentu. Klien yang tarifnya tinggi tapi pembayarannya setiap 60 hari sekali tidak lebih baik untuk bisnis kita dari klien yang tarifnya biasa tapi membayar setiap 30 hari sekali.

  • Risiko gagal bayar

Risiko kegagalan menagih utang agensi yang berada di luar negeri lebih besar daripada risiko menagih utang agensi yang berada satu kota dengan kita. Klien perseorangan yang tiba-tiba datang untuk menerjemahkan teks dalam jumlah besar memiliki risiko gagal bayar yang lebih besar daripada perusahaan bonafide yang sudah sering memberi kita pekerjaan terjemahan.

  • Frekuensi Pekerjaan

Perusahaan yang tarifnya biasa tapi menyodorkan pekerjaan setiap hari tentu bisa lebih berharga bagi kita daripada perusahaan yang membayar tarif mahal tapi hanya memberikan pekerjaan satu tahun sekali. Sebaliknya, agensi yang mengirimkan pekerjaan setiap hari tapi pembayarannya lambat akan menyita waktu kerja, sekaligus memberatkan arus kas usaha terjemahan kita.

  • Tenggat

Agensi biasanya tenggatnya sangat ketat sedang penerbit seringnya menyediakan tenggat yang cukup longgar. Order terjemahan dengan tenggat longgar bisa menjadi cadangan pekerjaan sehingga kita selalu mempunyai pekerjaan terjemahan di tangan. Pengelolaan sumberdaya kita untuk tenggat yang longgar juga lebih mudah.

Dengan memperhatikan beberapa ciri di atas dan kategori yang telah kita tetapkan, Anda bisa menyusun tabel seperti di bawah. Kolom persentase kita isi dengan persentase volume pekerjaan yang kita terima dari masing-masing kategori klien. Selanjutnya, Anda perlu melakukan penilaian pada masing-masing kategori. Tabel di bawah dan penilaiannya dapat Anda kembangkan sendiri sesuai klien yang Anda miliki dan ciri masing-masing yang tentunya lebih Anda pahami.


Persentase Tarif Pembayaran Risiko Frekuensi Tenggat
Individu 8% Baik Cepat Tinggi Rendah Panjang
Perusahaan 17% Baik Lambat Rendah Tinggi Panjang
Agensi Lokal 20% Jelek Lambat Rendah Tinggi Singkat
Agensi Internasional 25% Baik Lambat Tinggi Rendah Singkat
Penerbit 30% Jelek Lambat Rendah Tinggi Panjang

Dengan tabel seperti ini, kita bisa dengan mudah menentukan prioritas sesuai dengan sasaran bisnis kita. Misal kita ingin memperbaiki arus kas masuk agar tidak selalu sibuk bekerja tapi tidak menerima pembayaran pada akhir bulan. Kita perlu mengurangi volume pekerjaan dari agensi internasional yang pembayarannya lambat, dan mencari tambahan volume dari Individu yang tarifnya, berdasarkan tabel di atas, sama baik tapi dengan jangka pembayaran lebih cepat.

Untuk mengurangi risiko gagal bayar, misalnya, kita perlu mengurangi persentase volume permintaan dari klien yang risikonya tinggi. Kita tentunya tidak ingin sebulan penuh mengerjakan proyek raksasa dari sebuah agensi internasional, tidak sempat memenuhi permintaan klien yang lain, tapi ketika tiba saatnya menerima pembayaran, klien menghilang tanpa bekas. Jika selama ini kebanyakan klien kita terdiri dari agensi internasional yang risiko gagal bayarnya tinggi, kita perlu mulai mencari agensi lokal juga yang meskipun tarifnya lebih rendah tapi risikonya lebih kecil.

Contoh berikutnya, jika tidak ingin kebosanan menghabiskan berminggu-minggu tanpa pekerjaan terjemahan, kita harus mencari pesanan dari klien yang volumenya atau frekuensinya tinggi dengan tenggat yang longgar. Klien perseorangan, meskipun tarifnya baik, tapi frekuensi rendah. Jika kita terlalu banyak menghabiskan waktu mengurusi klien ini,  kita bisa-bisa harus melewati berminggu-minggu tanpa menerjemahkan. Solusinya, kita bisa mencari order terjemahan dari penerbit yang bisa membagikan volume pekerjaan yang besar. Dengan demikian, di saat tidak ada pekerjaan terjemahan dengan tenggat yang ketat, selalu ada terjemahan yang bisa dikerjakan.

Beberapa contoh di atas setidaknya dapat menampilkan gambaran singkat bagaimana kita dapat menggunakan tabel yang sederhana untuk mengelola portofolio klien kita. Dengan pengelolaan ini, kita bisa dengan sadar menentukan klien yang ingin kita utamakan dalam memenuhi sasaran bisnis kita. Yang perlu diingat, seiring waktu, tentunya sasaran bisnis dan sumberdaya yang kita miliki akan berubah, karena itu menilik dan menata ulang portofolio klien kita wajib dilakukan secara berkala.

8 thoughts on “Mengelola Portofolio Klien

  1. Halo Mas Ade, halo Mas moderator Bahtera (saya juga anggota Bahtera meskipun dalam konteks penerjemah freelance masih pemula). Saya baru jumpa blog ini dan senang sekali karena menemukan banyak pengetahuan seputar penerjemahan yang sangat berguna. Selain itu, tampilan blognya juga nyaman dibaca. Salam – Indri Salim

  2. saya ingin jadi penerjemah sebagai perkerjaan sampingan, saya lagi studi S2, tapi kesulitand dapat order dan nentuin tarif yang sesuai… adakah yang bisa bantu

  3. Mbak Retno, mungkin untuk menjawab pertanyaan ini perlu tahu dulu sebabnya kenapa Mbak Retno kesulitan mendapat order, apakah karena masalah kualitas atau masalah pemasaran saja?

    Kalau masalah pemasaran, mengingat mbak Retno hanya ingin menjadikan penerjemah sebagai pekerjaan sambilan, sebaiknya mbak Retno menjadi penerjemah buku atau penerjemah lepas di agensi penerjemah saja. Dengan begitu mbak tidak perlu memkirkan masalah pemasaran. Agensi atau penerbit yang akan mencarikan pekerjaan buat Mbak.

    Oya, Mbak Retno sudah coba ikut milis Bahtera? Di sana banyak penerjemah-penerjemah senior yang sering membahas tentang masalah tarif dan cara memasarkan terjemahan. Coba klik tautan di bagian bawah blog ini untuk mendaftar ke milis Bahtera.

  4. Pingback: Kursus Penerjemah | Belajar tiada henti.....Bersyukur tiada lupa...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *